Путевой лист электромобиля: что писать вместо бензина и литров

Для электромобиля не придумали отдельный обязательный путевой лист. Если для поездки нужен путевой лист, в него вносят те же обязательные сведения, что и для автомобиля с двигателем внутреннего сгорания. Литры, остаток бензина и марка топлива в обязательный перечень не входят. Компания вправе добавить собственный блок: заряд батареи, полученные кВт·ч, номер зарядной сессии и реквизиты документа об оплате.

Главная ошибка — начать переделывать старую форму с графами «бензин» и «литры», не ответив на более важный вопрос: нужен ли путевой лист именно для этой поездки.

Я подготовила комплект, который можно копировать и адаптировать:

• рабочий образец путевого листа с обязательными блоками и отдельным внутренним разделом зарядки;
• образец приказа об утверждении формы и назначении ответственных;
• реестр зарядок к путевым листам, который открывается в Excel;
• чек-лист выпуска и закрытия смены;
• вымышленный заполненный пример, показывающий связь путевого листа, зарядной сессии, чека и служебной заявки.

В инструкции к комплекту описано, что проверить до внедрения. Это не государственные бланки: компания определяет применимость, сохраняет обязательные сведения и утверждает собственную форму внутренним документом.

Часть 1 статьи 6 закона № 259-ФЗ связывает оформление путевого листа с движением транспортного средства по дороге при перевозке пассажиров и багажа либо грузов. Вид двигателя — бензиновый, дизельный или электрический — ничего в этом условии не меняет.

Поэтому нельзя пользоваться двумя крайностями:

• оформлять путевой лист на любое перемещение любой служебной машины «на всякий случай»;
• считать, что для электромобиля путевой лист вообще не нужен, потому что в старом бланке есть только бензин.

До настройки формы письменно опишите фактическую схему: кто едет, что или кого перевозят, кому принадлежит автомобиль, в чьих интересах совершается поездка и является ли она частью работы водителя. Если схема спорная, вывод лучше подтвердить у специалиста по транспортному праву или безопасности дорожного движения.

Состав обязательных сведений установлен приказом Минтранса № 390. В путевом листе должны быть шесть групп данных:

1. срок действия путевого листа;
2. сведения о лице, оформившем путевой лист;
3. сведения о транспортном средстве;
4. сведения о водителе или водителях;
5. вид перевозки;
6. вид сообщения.

В блоке автомобиля указывают, в частности, тип, марку и модель, государственный регистрационный номер, показания одометра и даты с временем выпуска на линию и возвращения. Сведения о предрейсовом контроле технического состояния вносят, когда обязанность проводить такой контроль распространяется на организацию и конкретную схему работы.

В блоке водителя нужны фамилия, имя, отчество, серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения, СНИЛС, а также сведения о предрейсовом и, когда он обязателен, послерейсовом медицинском осмотре.

В этом перечне нет обязательных граф «топливо», «выдано литров», «остаток при выезде» или «расход по норме». Поэтому переносить их в форму электромобиля и ставить нули не требуется.

Юридически обязательной замены литрам нет. Для внутреннего контроля компания может добавить удобные показатели электроэнергии. Например:

Такие поля — внутреннее решение организации. Их можно разместить в самом путевом листе, приложении к нему или отдельном реестре зарядок. Последний вариант часто удобнее: одна зарядка может относиться к нескольким поездкам, а одна поездка — включать несколько зарядных сессий.

Пример внутренней строки:

08.10.2026, автомобиль А000АА77, одометр 24 180 км, станция и оператор, сессия 14:20–15:05, получено 41,6 кВт·ч, заряд 22% → 86%, чек № 1548, путевой лист № 214.

Процент батареи не заменяет кВт·ч: на него влияют ёмкость аккумулятора, температура, режим зарядки и погрешность системы автомобиля. Для бухгалтерии важнее фактически полученный объём по документам оператора и понятная связь с машиной и рабочей поездкой.

Если реестр ведётся отдельно, водитель заполняет одну строку на каждую сессию, а ответственный после смены проверяет номер автомобиля, одометр, кВт·ч, документ поставщика и номер путевого листа. Готовые колонки уже собраны в CSV-реестре.

Закон допускает оба варианта. Бумажный путевой лист продолжает действовать. Если организация оформляет электронный документ, данные передаются через государственную информационную систему электронных перевозочных документов по установленному порядку.

Не стоит выбирать электронную форму только ради модного интерфейса. Сначала проверьте, умеют ли сотрудники и подрядчики вносить медицинские и технические отметки, как исправляются ошибки, где хранится архив и кто отвечает за своевременное оформление.

Путевой лист можно оформить на одну поездку или на срок, включающий несколько поездок. Но документ должен позволять восстановить фактический выпуск автомобиля, возвращение, водителя и обязательные осмотры. Для длительной командировки или маршрута с несколькими участками заранее определите, кто и когда вносит каждую отметку.

Путевой лист, технический контроль и подтверждение расхода на зарядку — не одно и то же.

• Путевой лист подтверждает сведения об автомобиле, водителе и перевозке.
• Предрейсовый технический контроль подтверждает допуск автомобиля к рейсу, когда такой контроль обязателен по закону.
• Чек, УПД, отчёт оператора или иной первичный документ подтверждает хозяйственную операцию и сумму расхода.

Одна отметка не заменяет другую. Скриншот из приложения с уровнем батареи не становится автоматически первичным документом, а чек зарядной станции сам по себе не доказывает, что заряжали именно служебный автомобиль для деловой поездки.

Оставляют бензиновые графы и везде пишут нули. Это перегружает документ и не помогает контролировать зарядку. Обязательные сведения лучше отделить от внутренних энергетических показателей.

Убирают одометр вместе с литрами. Показания одометра относятся к обязательным сведениям о транспортном средстве. Электрический двигатель этого не отменяет.

Считают кВт·ч обязательным реквизитом путевого листа. Это полезное внутреннее поле, но приказ № 390 его не требует.

Ставят отметку о предрейсовом техконтроле всем без анализа. Обязанность зависит от вида деятельности и транспортного средства, а не от того, электрическая машина или нет.

Пытаются одним путевым листом подтвердить все расходы. Для учёта зарядки нужна отдельная документальная цепочка: оплата или документ поставщика, зарядная сессия, автомобиль и деловая поездка.

• Опишите, при каких поездках вашей компании требуется путевой лист.
• Сохраните все обязательные сведения приказа № 390.
• Не удаляйте данные об одометре, водителе и времени выпуска/возвращения.
• Проверьте отдельно необходимость медосмотров и предрейсового техконтроля.
• Решите, где хранить кВт·ч и данные сессий: в путевом листе или реестре зарядок.
• Свяжите номер путевого листа с чеком, УПД или отчётом оператора зарядки.
• Утвердите форму и порядок её заполнения внутренним документом.
• Проверьте форму у бухгалтера и специалиста по БДД до первого регулярного использования.

Для утверждения можно использовать конструктор приказа, но в нём обязательно нужно заменить все поля в квадратных скобках, определить область применения и назначить реальных ответственных.

TSA Transfer может помочь описать фактическую работу водителя и собрать понятную схему движения документов. Но решение о применимости обязательных требований и учёте расходов должно быть принято с учётом деятельности конкретной компании.

Ниже встроены все шаблоны из комплекта к статье. Это рабочие образцы, а не утверждённые государственные формы. Перед использованием адаптируйте их под фактическую схему работы и проверьте у бухгалтера, кадровика или специалиста по БДД.

Неунифицированная форма. До применения утвердить у руководителя и проверить под фактический вид перевозки.

ПУТЕВОЙ ЛИСТ № ____ Срок действия: с «___» ________ 20__ г. ____:____ по «___» ________ 20__ г. ____:____

• Полное наименование / Ф.И.О. ИП: ______________________________
• Организационно-правовая форма: ________________________________
• Адрес в пределах места нахождения / адрес регистрации: ________
• Номер телефона: _______________________________________________
• ОГРН / ОГРНИП: ________________________________________________

• Тип: легковой автомобиль / автобус / грузовой / другое: _______
• Марка и модель: _______________________________________________
• Государственный регистрационный номер: ________________________
• Прицеп/полуприцеп, модель и номер, если используется: __________
• Одометр при выпуске, км: ______________________________________
• Дата и время выпуска: _________________________________________
• Одометр при возвращении, км: __________________________________
• Дата и время возвращения: _____________________________________
• Предрейсовый/предсменный технический контроль: дата ____ время ____ результат ____________
• Контролёр: должность __________ Ф.И.О. __________ подпись/ЭП ____

Строки технического контроля заполняются, когда обязанность его проведения распространяется на компанию и конкретную перевозку.

• Ф.И.О.: _______________________________________________________
• Водительское удостоверение: серия ____ № ____ дата выдачи ______
• СНИЛС: ________________________________________________________
• Предрейсовый/предсменный медосмотр: дата ____ время ____________
• Результат и отметка медицинского работника: ____________________
• Послерейсовый/послесменный медосмотр, когда требуется: _________

• Вид перевозки: ________________________________________________
• Вид сообщения: ________________________________________________
• Маршрут/служебная задача — внутреннее поле: ____________________
• Заказ/заявка/мероприятие — внутреннее поле: ____________________

Эти поля не относятся к обязательным сведениям приказа № 390.

Зарядные сессии за период:

• Документ и приложения сдал: Ф.И.О. __________ дата ____ подпись ____
• Документ принял: Ф.И.О. __________ должность __________ дата ____ подпись ____
• Приложения: чек/УПД ___; отчёт зарядки ___; парковка ___; платная дорога ___; другое ___

Рабочий конструктор. Основания и область применения проверить до подписания.

[Полное наименование организации] ПРИКАЗ № [номер] [город] — [дата]

В целях организации документооборота при эксплуатации транспортных средств и с учётом требований статьи 6 Федерального закона № 259-ФЗ и приказа Минтранса России № 390

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить с [дата] форму путевого листа согласно приложению № 1.
2. Утвердить инструкцию по заполнению и передаче путевого листа согласно приложению № 2.
3. Установить область применения формы: [описать автомобили, водителей и виды поездок; не писать «для всех поездок», если это не проверено].
4. Дополнительные сведения об уровне заряда, полученных кВт·ч и зарядных сессиях вести [в путевом листе / в отдельном реестре] для внутреннего контроля и подтверждения связи расходов с автомобилем.
5. Назначить ответственными:

- за оформление путевого листа — [должность, Ф.И.О.]; - за выпуск и возврат автомобиля — [должность, Ф.И.О.]; - за организацию медосмотров — [должность, Ф.И.О.]; - за технический контроль, если он обязателен, — [должность, Ф.И.О. и основание допуска]; - за приём документов и реестра зарядок — [должность, Ф.И.О.].

1. Водителю перед выпуском проверять наличие необходимых отметок и после возвращения передавать документ и приложения не позднее [срок].
2. Бухгалтерии принимать расходы на зарядку только после проверки комплекта документов по утверждённому внутреннему порядку.
3. [Должность] ознакомить ответственных лиц с приказом под подпись.
4. Контроль исполнения оставляю за собой / возлагаю на [должность, Ф.И.О.].

Руководитель __________ / [Ф.И.О.] С приказом ознакомлены: ______________________________

Приложения: форма путевого листа; инструкция; реестр зарядок; матрица ответственности.

Таблицу можно выделить и скопировать в Excel или Google Таблицы. Перед применением замените примерные значения и назначьте ответственных.

Таблицу можно выделить и скопировать в Excel или Google Таблицы. Перед применением замените примерные значения и назначьте ответственных.

Пример показывает логику связей и не содержит реальных реквизитов.

• Срок: 08.10.2026 с 08:00 до 20:00.
• Организация: ООО «Пример».
• Автомобиль: [марка и модель электромобиля], А000АА77.
• Водитель: Иванов Иван Иванович; реквизиты удостоверения и СНИЛС в рабочем документе указываются полностью.
• Одометр при выпуске: 24 112 км; при возвращении: 24 236 км.
• Вид перевозки и сообщения: заполняются выбранными формулировками из приказа № 390 с учётом фактической поездки.
• Служебная задача как дополнительное поле: встреча пассажира в аэропорту и доставка по заявке № 381.

• Сессия: 08.10.2026, 14:20–15:05.
• Одометр: 24 180 км.
• Заряд: 22% → 86%.
• Получено: 41,6 кВт·ч по отчёту оператора.
• Основание оплаты: чек или УПД № 1548.
• Связь: реестр зарядок → путевой лист № 214 → заявка № 381.

1. Путевой лист с обязательными отметками.
2. Документ поставщика зарядки.
3. Детализация сессии.
4. Строка внутреннего реестра.
5. Заявка или другой документ, подтверждающий деловую цель.

Если один из элементов отсутствует, бухгалтер не додумывает связь, а возвращает комплект ответственному с указанием недостающего документа.

• Статья 6 закона № 259-ФЗ: путевые листы
• Приказ Минтранса России № 390: состав сведений путевого листа
• Минтранс России: бумажные и электронные перевозочные документы
• Ространснадзор: оформление путевого листа на один или несколько рейсов

Материал носит информационный характер. Нормы и фактическая схема перевозки требуют проверки на дату применения.