Как оформить водителя в штат компании: документы, медосмотр и рабочее время

Если водитель лично и регулярно работает по графику компании, подчиняется её правилам и постоянно возит руководителя или сотрудников, основная схема оформления — трудовой договор. До допуска к машине нужно проверить документы и водительское удостоверение, провести обязательный предварительный медосмотр, определить режим работы и порядок оплаты ожидания и переработок.

Оформление не заканчивается подписью договора. Компания должна организовать предрейсовые и периодические медосмотры, учёт рабочего времени, исправность автомобиля и документы поездок.

К статье подготовлен подробный кадровый комплект:

• карта фактической работы водителя;
• чек-лист приёма и допуска для Excel;
• конструктор условий трудового договора;
• журнал графика и фактического рабочего времени;
• лист допуска и передачи автомобиля;
• план первого рабочего дня.

Инструкция к шаблонам объясняет последовательность. Это конструкторы для кадровика, а не готовый договор: режим, оплата и транспортные процедуры должны совпадать с реальной работой.

Сначала составьте простую карту должности:

• кого будет возить водитель;
• на каком автомобиле и какой категории;
• где начинается и заканчивается рабочий день;
• кто ставит задачи и меняет маршрут;
• сколько времени занимает вождение, ожидание, подготовка и обслуживание машины;
• бывают ли ночные поездки, выходные и командировки;
• где хранится автомобиль;
• кто оплачивает парковку, мойку, платные дороги, топливо или зарядку;
• выполняет ли водитель поручения, не связанные с управлением автомобилем.

Эта карта нужна не только кадровику. По ней определяют реальный режим рабочего времени, оплату и объём обязанностей. Если сначала написать стандартный договор «с 9 до 18», а затем требовать ежедневных вечерних поездок и многочасового ожидания, документы разойдутся с реальностью.

Все вопросы этого этапа собраны в карте должности: маршруты, постановка задач, начало смены, ожидание, ночные часы, расходы, автомобиль и документы допуска.

Общий перечень документов установлен статьёй 65 ТК РФ. В обычной ситуации это документ, удостоверяющий личность, сведения о трудовой деятельности, документ регистрации в системе индивидуального учёта, документы воинского учёта для военнообязанных и документы об образовании или квалификации, когда они необходимы.

Для водителя обязательно проверьте оригинал действующего водительского удостоверения и соответствие категории автомобилю. Зафиксируйте проверку так, чтобы кадровая служба могла контролировать срок действия.

Нельзя произвольно требовать документы сверх установленных законом. Дополнительные справки допустимы, только если их предусматривает законодательство для конкретной работы или категории работника.

В этой статье не рассматриваются иностранные граждане, легковые таксомоторные перевозки, международные перевозки и опасные грузы: для них действуют дополнительные требования.

Статья 328 ТК РФ требует обязательного предварительного медицинского осмотра при приёме на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств. Допускать водителя к управлению до получения надлежащего заключения нельзя.

После трудоустройства действуют требования статьи 23 закона № 196-ФЗ:

• периодический медосмотр — не реже одного раза в два года;
• предрейсовый осмотр — в течение всего времени работы водителем;
• послерейсовый — если работа связана с перевозкой пассажиров или опасных грузов.

В договоре с медицинской организацией или во внутренней схеме нужно определить, кто проводит осмотры, как фиксируется результат, кто получает сообщение о недопуске и что происходит с назначенной поездкой.

С 1 сентября 2026 года действует приказ Минтранса № 158 о профессиональном отборе и профессиональном обучении работников, связанных с движением автомобильного транспорта.

Его нельзя автоматически применять ко всем компаниям с одним служебным легковым автомобилем. Область действия связана с юридическими лицами и ИП, выполняющими коммерческие перевозки, а также перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями.

Если организация входит в эту область, проверяют документы о квалификации и проводят испытание практических навыков управления. Результат нужно оформить по установленному порядку. Для обычного легкового автомобиля компании сначала зафиксируйте вид перевозки и проверьте применимость приказа со специалистом по БДД.

Кроме обязательных условий трудового договора, для водителя стоит ясно определить:

• трудовую функцию и категорию транспортных средств;
• место работы и характер перемещений;
• дату начала работы;
• режим рабочего времени, если он отличается от общего;
• оклад, доплаты и порядок оплаты сверхурочной, ночной работы, выходных и праздников;
• разъездной характер работы или командировки — в зависимости от фактической схемы;
• обязанности по приёму и сдаче автомобиля, документам и сообщению о неисправностях;
• связанные с работой дополнительные обязанности;
• условия труда по результатам специальной оценки, когда это требуется.

Должностная инструкция может подробно описать проверку машины перед поездкой, работу с путевыми листами, сохранение чеков, конфиденциальность маршрутов, связь с диспетчером и действия при ДТП. Но инструкция не должна незаметно добавлять другую профессию или неоплачиваемую работу, которой нет в договорённости сторон.

Для обсуждения с кадровиком используйте конструктор условий. Он разбит на семь блоков: функция, место работы, рабочее время, оплата, автомобиль, медицинские процедуры и финальная проверка.

Для водителей автомобилей действует специальный порядок, утверждённый приказом Минтранса № 160 с 1 сентября 2026 года. Нормальная продолжительность рабочего времени — не более 40 часов в неделю.

При суммированном учёте обычный учётный период составляет один месяц. В предусмотренных случаях его можно увеличить до трёх месяцев с учётом требований приказа и мнения представительного органа работников.

По общему правилу продолжительность ежедневной работы водителя не должна превышать 10 часов. В установленных приказом ситуациях её можно увеличить до 12 часов. Для водителей, обслуживающих руководителей организаций, возможность 12-часовой смены не означает разрешение на постоянную неоплачиваемую переработку: недельная норма, отдых и правила сверхурочной работы сохраняются.

В рабочее время входит не только управление. Специальный порядок учитывает подготовительно-заключительные работы, обязательные медосмотры, предусмотренные перерывы, ожидание при посадке и высадке пассажиров, простой не по вине водителя, отдельные ремонтные работы и иное время, которое предусмотрено трудовым договором или локальным актом.

Поэтому фраза «водитель пять часов просто ждал руководителя» сама по себе не превращает это время в отдых. Отдыхом является время, которым работник может распоряжаться по своему усмотрению.

Чтобы сравнить договор с реальностью, в течение первого месяца можно вести подробный журнал смены: отдельно указывать управление, ожидание с готовностью, свободный перерыв, медосмотр, подготовку автомобиля, простой и иное рабочее время. Официальный табель он не заменяет, а даёт кадровику исходные данные для проверки.

Для водителей легковых автомобилей, кроме занятых в легковых таксомоторных перевозках, может устанавливаться ненормированный рабочий день. Но он не предназначен для ежедневной заранее планируемой работы сверх нормы и не отменяет положенный дополнительный отпуск.

1. Утвердите фактическую карту работы и штатную должность.
2. Проверьте документы и водительское удостоверение.
3. Направьте кандидата на обязательный предварительный медосмотр.
4. Проведите профессиональный отбор, если организация и перевозка входят в область приказа № 158.
5. Согласуйте режим, оплату, ожидание, ночные поездки, выходные и командировки.
6. Подпишите трудовой договор до фактического допуска к работе.
7. Ознакомьте сотрудника с относящимися к нему локальными актами и требованиями охраны труда.
8. Работодатель вправе оформить приказ о приёме, но трудовые отношения возникают на основании трудового договора.
9. Передайте автомобиль, ключи, карты и оборудование по принятой в компании форме.
10. Настройте медосмотры, учёт рабочего времени, путевые листы и контроль документов машины.
11. Передайте сведения о трудовой деятельности и выполните текущую кадровую отчётность в порядке, который бухгалтер или кадровик проверил на дату приёма.

Вся последовательность собрана в чек-листе приёма, а решение о фактическом допуске — в отдельном листе. Это помогает не передать ключи раньше трудового договора и предварительного медосмотра.

Проверьте работу схемы через неделю и через месяц. Сопоставьте график с фактическими маршрутами, ожиданием и переработками. Убедитесь, что водитель понимает, кому сдавать путевые листы и чеки, как сообщать о неисправности, где фиксировать парковку и зарядку, что делать при ДТП или недопуске по медосмотру.

Если реальные задачи заметно отличаются от договора и инструкции, исправьте документы и организацию работы, а не просите водителя «пока делать как договорились устно».

Практический сценарий знакомства с автомобилем, документами, маршрутами и расходами есть в плане первого рабочего дня.

Название договора не меняет фактические отношения. Риск подмены трудового договора повышается, если человек обязан работать лично, занимает постоянную должность, соблюдает график компании, получает регулярную фиксированную оплату, подчиняется руководителю и использует организованное компанией рабочее место и автомобиль.

Гражданско-правовая модель уместна, когда подрядчик действительно самостоятельно организует услугу и отвечает за результат, а не выполняет функцию штатного водителя. Выбирать её только ради уменьшения кадровой нагрузки опасно.

• Фактический график совпадает с договором.
• Категория водительского удостоверения подходит автомобилю.
• Предварительный медосмотр пройден до допуска.
• Периодические, предрейсовые и необходимые послерейсовые осмотры организованы.
• Применимость профессионального отбора проверена.
• Ожидание, ночные часы, выходные и переработки учитываются и оплачиваются.
• Водитель ознакомлен с локальными актами и порядком работы с автомобилем.
• Документы поездок и расходов передаются вовремя.
• Название договора соответствует реальным отношениям.

TSA Transfer может помочь описать практическую работу персонального водителя: маршруты, ожидание, взаимодействие с ассистентом и передачу документов. Трудовой договор, медосмотры и применимость транспортных требований необходимо подтвердить у кадрового специалиста и специалиста по БДД.

Ниже встроены все шаблоны из комплекта к статье. Это рабочие образцы, а не утверждённые государственные формы. Перед использованием адаптируйте их под фактическую схему работы и проверьте у бухгалтера, кадровика или специалиста по БДД.

Подразделение: ________________________ Руководитель: _________________________ Карту заполнили: ______________________ Дата: _________________________________

• Кого возит водитель: __________________________________________.
• Цель работы: __________________________________________________.
• Регулярные маршруты: __________________________________________.
• Разовые маршруты и командировки: ______________________________.
• Автомобили и категории: _______________________________________ .

• Кто ставит задачу: ____________________________________________.
• Через какой канал передаётся маршрут: _________________________ .
• Кто вправе менять задачу: _____________________________________ .
• Срок предупреждения о поездке: ________________________________ .
• Что считается экстренной задачей: _____________________________ .
• Кому водитель отчитывается после поездки: _____________________ .

• Базовый график: _______________________________________________.
• Место начала/окончания смены: _________________________________ .
• Применяется суммированный учёт: да / нет / решить.
• Учётный период: _______________________________________________.
• Типичное время управления: ____________________________________.
• Типичное ожидание с обязательной готовностью: _________________ .
• Свободные перерывы: ___________________________________________.
• Ночные поездки: нет / частота _________________________________ .
• Выходные и праздники: нет / порядок ___________________________ .
• Командировки и ночёвки: _______________________________________ .
• Кто утверждает сверхурочную работу: ___________________________ .

Отметьте только реально согласованные обязанности:

• подготовка и осмотр автомобиля;
• мойка, зарядка или заправка;
• передача машины на ТО и ремонт;
• встреча пассажира с табличкой;
• помощь с багажом;
• ведение путевых листов и реестра расходов;
• получение/доставка документов или вещей;
• конфиденциальность маршрутов и информации;
• иное: _________________________________________________________.

Для каждой обязанности определить, входит ли она в рабочее время, кто оплачивает расходы и где заканчивается ответственность водителя.

• Кто передаёт автомобиль: _____________________________________ .
• Где хранится машина: __________________________________________ .
• Кто имеет доступ: _____________________________________________ .
• Парковка, дороги, мойка, зарядка/топливо: кто платит и как отчитывается: ______________________________________________________.
• Порядок действий при неисправности/ДТП/штрафе: ________________.

• Нужная категория водительского удостоверения: ________________.
• Предварительный медосмотр: кто направляет _____________________ .
• Периодический и предрейсовый медосмотр: _______________________ .
• Профессиональный отбор по приказу № 158: применим / неприменим / проверить; основание: __________________________________________.
• Путевой лист: когда оформляется _______________________________ .
• Технический контроль: применим / неприменим / проверить ______ .

• Оклад: __________; доплаты: ___________________________________.
• Ожидание: порядок учёта _______________________________________ .
• Ночные, выходные и праздники: _________________________________ .
• Командировки: _________________________________________________ .
• Компенсации и обеспечение: ____________________________________ .
• Испытание, если устанавливается: ______________________________ .

Карта согласована руководителем, кадровиком и специалистом по БДД до подготовки окончательного договора.

Не является готовым договором. Формулировки выбирает кадровый специалист после заполнения карты должности.

Проверить и конкретизировать:

• должность по штатному расписанию;
• управление какими категориями и автомобилями входит в работу;
• кого или что перевозит водитель;
• подготовка автомобиля и работа с документами;
• допустимые дополнительные поручения;
• граница между водительской и иной трудовой функцией.

Каркас формулировки: «Работник принимается на должность [название] и выполняет управление транспортными средствами категории [___], закреплёнными работодателем, а также связанные с эксплуатацией обязанности, перечисленные в [разделе/инструкции]».

• место работы и подразделение;
• место начала и окончания смены;
• разъездной характер либо командировки;
• территория обычной работы;
• порядок направления за пределы территории.

Не называйте каждую поездку командировкой автоматически: режим определяет кадровик по фактам.

В договоре или локальном акте согласовать:

• пятидневную/сменную неделю либо суммированный учёт;
• учётный период;
• продолжительность и начало смены;
• порядок составления и доведения графика;
• перерывы, которыми водитель может распоряжаться;
• ожидание с обязательной готовностью;
• разделение рабочего дня на части, если используется и допустимо;
• ночную, сверхурочную работу, выходные и праздники;
• ненормированный день, только если он законно и фактически подходит.

Каркас: «Учёт рабочего времени ведётся [способ]. Время управления, предусмотренные подготовительные работы, обязательные медосмотры, ожидание [описать условия] и иные периоды учитываются в соответствии с приказом Минтранса № 160 и локальным актом [название]».

• оклад или тарифная ставка;
• районные и иные обязательные коэффициенты;
• доплаты за ночные часы;
• сверхурочная работа;
• выходные и праздники;
• командировки и разъездной характер;
• премия: измеримые условия, а не произвольное обещание;
• сроки выплаты.

Не прячьте постоянную доплату за фактическую 12-часовую занятость внутри фразы «оклад включает всё»: кадровик должен проверить допустимость и порядок оплаты каждого режима.

• порядок передачи и возврата;
• ключи, карты, документы и оборудование;
• правила парковки и хранения;
• расходы и отчётность;
• сообщение о повреждениях, неисправностях, ДТП и штрафах;
• конфиденциальность маршрутов и данных пассажиров.

Материальную ответственность оформляют только в пределах закона; шаблон акта передачи не создаёт полную материальную ответственность сам по себе.

• предварительный осмотр до допуска;
• периодические и предрейсовые осмотры;
• послерейсовые осмотры при применимости;
• профессиональный отбор при применимости приказа № 158;
• порядок недопуска и уведомления;
• путевые листы и технический контроль по фактической схеме.

Кадровик проверяет обязательные условия статьи 57 ТК РФ, согласованность с правилами внутреннего распорядка, положением об оплате, графиками, охраной труда и фактической работой. Юрист проверяет спорные дополнительные обязанности и режим.

Таблицу можно выделить и скопировать в Excel или Google Таблицы. Перед применением замените примерные значения и назначьте ответственных.

Таблицу можно выделить и скопировать в Excel или Google Таблицы. Перед применением замените примерные значения и назначьте ответственных.

Организация: [наименование] Водитель: [Ф.И.О.] Дата планируемого первого допуска: [дата]

• [ ] Трудовой договор подписан до фактической работы.
• [ ] Водитель ознакомлен с относящимися к нему локальными актами.
• [ ] Режим и порядок учёта времени оформлены.
• [ ] Порядок ночной, выходной и сверхурочной работы объяснён.
• [ ] Контакты руководителя и резервного ответственного переданы.

Кадровый специалист __________ / [Ф.И.О., дата]

• [ ] Оригинал водительского удостоверения проверен; категория подходит.
• [ ] Предварительный медицинский осмотр пройден до допуска.
• [ ] Предрейсовые осмотры организованы.
• [ ] Применимость приказа № 158 проверена.
• [ ] При необходимости профессиональный отбор завершён и оформлен.

Ответственный __________ / [Ф.И.О., дата]

• Марка, модель, госномер: ______________________________________.
• Одометр: ______ км; заряд/топливо: ____________________________.
• Документы, ключи, карты и оборудование переданы по описи.
• Страхование и допуск водителя проверены.
• Порядок путевых листов, расходов и сообщения о неисправностях объяснён.

Передал __________ / [Ф.И.О., дата, время] Принял __________ / [Ф.И.О., дата, время]

Допущен к самостоятельной работе с [дата/время] / не допущен. Ограничения: ____________________________________________________ Уполномоченное лицо __________ / [Ф.И.О., основание полномочий]

Лист не заменяет медицинское заключение, результаты осмотра, трудовой договор или иные обязательные документы.

• Проверить кадровый допуск и предварительный медосмотр.
• Подготовить автомобиль, документы, ключи и карты.
• Назначить наставника или ответственного.
• Подготовить один тестовый маршрут без пассажира, если это предусмотрено вводом в работу.

1. Кто ставит задачи и кто может менять маршрут.
2. Как фиксируются начало смены, управление, ожидание и перерывы.
3. Как сообщать об опоздании пассажира, переработке или невозможности выполнить маршрут безопасно.
4. Где водитель проходит медосмотр и получает документы.
5. Как оформлять парковку, платную дорогу, мойку, зарядку или топливо.
6. Что делать при неисправности, ДТП, штрафе или утрате документов.
7. Какие сведения о руководителе, пассажирах и маршрутах конфиденциальны.

• Совместно осмотреть кузов, салон, колёса и панель предупреждений.
• Зафиксировать одометр, заряд/топливо и существующие повреждения.
• Показать зарядные кабели, аптечку, знак, огнетушитель и сезонное оборудование.
• Проверить доступы к навигации, парковкам и зарядным операторам без передачи личных паролей.
• Подписать опись передачи.

• Водитель получает тестовую заявку.
• Подтверждает маршрут и время.
• Оформляет или получает документы поездки.
• После маршрута сдаёт документ и условный чек по установленному каналу.
• Ответственный сразу исправляет непонятные шаги инструкции.

• В конце первого дня: 15 минут на вопросы и обнаруженные пробелы.
• Через неделю: сверка фактического графика, ожидания и расходов.
• Через месяц: кадровая и транспортная проверка полного цикла.

• Статья 65 ТК РФ: документы при заключении трудового договора
• Статья 68 ТК РФ: оформление приёма на работу
• Статья 328 ТК РФ: приём на работу, связанную с движением транспорта
• Статья 91 ТК РФ: рабочее время
• Приказ Минтранса России № 158: профессиональный отбор
• Приказ Минтранса России № 160: рабочее время водителей
• Статья 23 закона № 196-ФЗ: медицинские осмотры водителей

Материал носит информационный характер. Кадровые формы и применимость специальных транспортных норм нужно проверить на дату приёма и с учётом фактической работы.