Автомобиль и водитель в компании: какие документы должны быть у бухгалтерии и кадров

Одного путевого листа недостаточно, чтобы оформить автомобиль и работу водителя в компании. Документы удобнее разделить на четыре папки: право на машину и её учёт, кадровые документы водителя, безопасность и медосмотры, документы конкретных поездок.

Точный комплект зависит от вида автомобиля и работы. Требования для служебного легкового автомобиля, грузовика, автобуса, легковых таксомоторных и других коммерческих перевозок не совпадают. Поэтому готовый список из интернета нельзя переносить в компанию без проверки.

Для практической работы подготовлены:

• паспорт транспортной схемы — подробная анкета о машине, водителе и перевозке;
• матрица документов со сроками, владельцами и местом хранения;
• акт передачи автомобиля водителю;
• ежемесячный чек-лист;
• матрица ответственности, чтобы документы не зависели от одного человека.

В инструкции к комплекту указан порядок внедрения. Сначала фиксируют факты, затем специалист определяет применимые требования и только после этого компания сокращает или расширяет список документов.

Перед сбором документов письменно ответьте:

1. Кому принадлежит автомобиль и на каком основании им пользуется компания: собственность, лизинг, аренда, безвозмездное пользование?
2. Кто управляет: штатный водитель, руководитель, другой сотрудник или подрядчик?
3. Кого или что перевозят: сотрудников, клиентов, пассажиров за плату, багаж, собственный груз, чужой груз?
4. Это коммерческая перевозка или перевозка для собственных нужд?

Ответы определяют, какие обязанности закона о безопасности дорожного движения относятся к компании. Особенно важно не смешивать обычную служебную поездку на легковом автомобиле с коммерческой перевозкой пассажиров.

Чтобы ответы не остались устной договорённостью, заполните паспорт транспортной схемы. В нём есть отдельные поля для основания владения машиной, статуса водителя, вида перевозки, мест начала смены и вопросов специалисту по БДД.

В ней должны быть документы, которые подтверждают право компании пользоваться машиной и позволяют идентифицировать её:

• договор купли-продажи, лизинга, аренды или другое основание;
• акт приёма-передачи, если он предусмотрен сделкой;
• ПТС или сведения из электронного ПТС и свидетельство о регистрации;
• документы о постановке на государственный учёт;
• действующий полис ОСАГО;
• диагностическая карта, если для автомобиля и ситуации обязателен государственный технический осмотр;
• документы на дополнительное оборудование;
• карточка основного средства, инвентарный номер и документы первоначальной стоимости — если автомобиль учитывается как основное средство;
• график и документы технического обслуживания и ремонта.

Владелец обязан обратиться за регистрационными действиями в течение десяти дней после возникновения обстоятельств, требующих постановки автомобиля на государственный учёт или изменения регистрационных данных.

Если машина арендована у сотрудника или другого физического лица, отдельно проверьте условия оплаты, распределение расходов, страхование, ремонт, ответственность и передачу автомобиля. Сам факт трудовых отношений с владельцем не заменяет договор на использование его машины.

После определения комплекта перенесите документы в матрицу: по каждой строке укажите применимость, основание, срок, владельца процесса, место хранения и напоминание.

Для штатного водителя базовый комплект включает:

• трудовой договор;
• документы, предъявленные при трудоустройстве по статье 65 ТК РФ;
• водительское удостоверение нужной категории;
• заключение обязательного предварительного медицинского осмотра;
• сведения о периодических медицинских осмотрах;
• подтверждение ознакомления с правилами внутреннего распорядка, охраной труда и относящимися к работе локальными актами;
• должностную инструкцию или подробное описание обязанностей в договоре;
• документы по режиму и учёту рабочего времени;
• акты передачи ключей, карт, оборудования и автомобиля, если компания использует такие формы.

Трудоустройство оформляется трудовым договором. Отдельный приказ о приёме работодатель может издать, но после изменений статьи 68 ТК РФ он не является единственным способом оформления.

Если человек постоянно работает лично, по графику компании, подчиняется её правилам и использует выданную машину, договор с ИП или самозанятым не должен подменять трудовые отношения.

Пункт 1 статьи 20 закона № 196-ФЗ распространяет базовые обязанности на юридических лиц и ИП, эксплуатирующих транспортные средства. В их числе — организация безопасной работы водителей и соблюдения режима труда и отдыха, проведение обязательных медицинских осмотров, поддержание исправного состояния автомобиля, обязательное страхование и техническое обслуживание.

Дополнительные обязанности пункта 2 той же статьи относятся к организациям, выполняющим коммерческие перевозки, а также перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями. Среди них — требования к ответственному за безопасность дорожного движения, квалификации работников и предрейсовому контролю технического состояния.

Из этого следует важное ограничение: нельзя автоматически назначать ответственного за БДД и вводить предрейсовый технический контроль только потому, что у компании появился один служебный легковой автомобиль. Сначала нужно определить вид перевозки и область действия нормы.

Упрощённая матрица для первичной проверки:

Это навигация, а не юридическое заключение: на практике значение имеют характеристики автомобиля, цель и организация перевозки.

Статья 23 закона № 196-ФЗ предусматривает несколько видов обязательных осмотров:

• предварительный — до допуска к работе водителем;
• периодический — в течение работы, не реже одного раза в два года;
• предрейсовый — в течение всего времени работы водителем;
• послерейсовый — когда работа связана с перевозкой пассажиров или опасных грузов.

Порядок проведения установлен приказом Минздрава № 266н. Компании нужно определить, кто проводит осмотр, на каком основании, как передаются и хранятся результаты и кто не допускает водителя к рейсу при отрицательном заключении.

В зависимости от схемы в ней могут быть:

• путевой лист с обязательными сведениями;
• отметки медицинского осмотра;
• отметка предрейсового технического контроля, когда он обязателен;
• заказ, заявка, маршрутный лист или служебное задание;
• документы на пассажирскую или грузовую перевозку;
• чеки и отчёты по парковке, платной дороге, топливу или зарядке;
• авансовый отчёт;
• документы, подтверждающие деловую цель поездки.

Не все документы нужно возить в автомобиле. Компания должна разделить: что хранится в кадровой или бухгалтерской папке, что выдаётся водителю на смену, а что формируется после поездки.

Фактическую передачу ключей, СТС, зарядного кабеля, корпоративных карт и оборудования можно оформить актом передачи автомобиля. Он не заменяет обязательный технический контроль, когда тот применим.

Государственный технический осмотр оценивает соответствие автомобиля обязательным требованиям и в предусмотренных случаях завершается диагностической картой.

Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния — внутренняя процедура перед выпуском автомобиля на линию. Для организаций, на которые распространяется соответствующая обязанность, порядок установлен приказом Минтранса № 9. Наличие диагностической карты не заменяет предрейсовый контроль, а отметка контролёра не заменяет государственный техосмотр.

• Не закончился ли полис ОСАГО и другие обязательные документы.
• Совпадают ли водители в документах с фактическим допуском к автомобилю.
• Пройдены ли необходимые медицинские осмотры.
• Учитываются ли рабочее время, ожидание, ночные часы, выходные и переработки.
• Оформлены ли путевые листы для поездок, где они требуются.
• Есть ли обязательные отметки, одометр и время выпуска/возвращения.
• Связаны ли парковки, платные дороги, топливо и зарядка с автомобилем и деловой задачей.
• Закрыты ли ремонты и техническое обслуживание документами.
• Не используется ли машина сотрудником в личных целях без установленного порядка.

Эти пункты вынесены в редактируемый ежемесячный чек-лист. Для каждого замечания в нём предусмотрены ответственный и срок исправления.

Проведите внеплановую проверку, если водитель работает без трудового договора, медосмотры существуют только «на бумаге», показания одометра повторяются, путевые листы заполняются за месяц одним днём, в расходах есть зарядки или топливо в нерабочее время без объяснения, либо компания не может показать основание владения автомобилем.

TSA Transfer может помочь описать реальный маршрут автомобиля и распределить документы между водителем, ассистентом и бухгалтерией. Но набор обязательных процедур следует подтвердить у кадрового специалиста, бухгалтера и специалиста по БДД применительно к вашему виду перевозки.

Ниже встроены все шаблоны из комплекта к статье. Это рабочие образцы, а не утверждённые государственные формы. Перед использованием адаптируйте их под фактическую схему работы и проверьте у бухгалтера, кадровика или специалиста по БДД.

Заполняется фактами. Применимые нормы определяются после заполнения.

Организация: __________________________ Подразделение: ________________________ Дата описания: ________________________ Ответственный за факты: _______________

• Собственник: организация / лизингодатель / сотрудник / третье лицо / иное.
• Основание пользования: ________________________________________.
• Категория и тип автомобиля: __________________________________.
• Марка, модель, госномер, год: _________________________________ .
• Число пассажирских мест / разрешённая масса: _________________ .
• Электромобиль: да / нет. Зарядка: публичная / офис / дом / смешанная.
• Место хранения: ______________________________________________.
• Кто отвечает за ТО и ремонт: _________________________________ .

• Статус: штатный водитель / руководитель / иной сотрудник / подрядчик.
• Ф.И.О. или роль: ______________________________________________.
• Управление автомобилем входит в трудовую функцию: да / нет / не определено.
• Категория удостоверения: ______ срок действия: _______________.
• Кто планирует график и маршруты: ______________________________.
• Кто заменяет водителя: ________________________________________.

• Кого или что перевозят: руководителя / сотрудников / клиентов / иных пассажиров / багаж / груз.
• Оплата за перевозку отдельно взимается: да / нет / иногда.
• Перевозка включена в другую услугу: да / нет; описание: _______.
• Для собственных нужд / коммерческая / требуется заключение: ____.
• Территория: город / регионы РФ / международные поездки.
• Регулярность: ежедневно / по заявкам / сезонно / редко.
• Используются автобус или грузовой автомобиль: да / нет.
• Специальные сценарии: опасный груз / дети / массовое мероприятие / иное.

• Где начинается и заканчивается смена: _________________________.
• Кто выпускает автомобиль: ____________________________________.
• Кто организует медосмотры: ___________________________________.
• Кто проводит техконтроль, если применим: ______________________.
• Кто оформляет путевой лист: __________________________________.
• Кто принимает документы расходов: _____________________________.
• Где хранится архив: __________________________________________.

• Применяется ли пункт 2 статьи 20 закона № 196-ФЗ? _____________.
• Требуется ли ответственный за БДД и какая квалификация? _______.
• Требуется ли предрейсовый техконтроль? ________________________.
• Какие медосмотры обязательны? _________________________________.
• Когда нужен путевой лист? ____________________________________.
• Есть ли специальные разрешения или региональные требования? __.

Вывод подготовил: [специалист, квалификация, дата] Основания и ссылки: _________________________________________

Таблицу можно выделить и скопировать в Excel или Google Таблицы. Перед применением замените примерные значения и назначьте ответственных.

Организация: [наименование] Акт №: [номер] от [дата, время] Место передачи: [адрес]

Передающая сторона: [Ф.И.О., должность] Принимающий водитель: [Ф.И.О., должность]

• Марка, модель: ________________________________________________
• Государственный номер: ________________________________________
• VIN: __________________________________________________________
• Одометр: ______________________________________________________
• Для электромобиля заряд: ______%; расчётный запас хода: ______ км
• Внешнее состояние и видимые повреждения: _______________________
• Технические предупреждения на панели: отсутствуют / перечислить: __

• Разрешённые пользователи: _____________________________________.
• Территория и режим использования: _____________________________ .
• Личное использование: запрещено / разрешено по отдельному порядку.
• Порядок хранения ключей и автомобиля: _________________________ .
• Лимиты и правила корпоративных карт: __________________________ .
• Кому сообщать о ДТП, неисправности, штрафе или утрате: ________ .

Водитель осмотрел автомобиль, получил перечисленное имущество и ознакомлен с порядком эксплуатации, передачи документов и сообщения о неисправностях. Подписание акта не заменяет обязательный технический контроль, если он применим.

Передал __________ / [Ф.И.О.] / [дата, время] Принял __________ / [Ф.И.О.] / [дата, время]

Фото состояния: [имена файлов/ссылка на папку, без публикации персональных данных].

Таблицу можно выделить и скопировать в Excel или Google Таблицы. Перед применением замените примерные значения и назначьте ответственных.

Таблицу можно выделить и скопировать в Excel или Google Таблицы. Перед применением замените примерные значения и назначьте ответственных.

• Статья 20 закона № 196-ФЗ: обязанности организаций, эксплуатирующих транспорт
• Статья 23 закона № 196-ФЗ: медицинское обеспечение БДД
• Приказ Минздрава России № 266н: порядок медосмотров
• Приказ Минтранса России № 9: предрейсовый технический контроль
• Закон № 283-ФЗ: государственная регистрация транспортных средств
• Банк России: вопросы и ответы по ОСАГО

Материал носит информационный характер. Перед применением проверьте вид перевозки, характеристики транспорта и актуальную редакцию норм.